Meny

Lukk

Convert Retail OMS

Vårt Order Management System for Magento 2 nettbutikker er perfekt for retailkjeder med desentralisert logistikk og behov for omnichannel funksjonalitet som ship-from-store, click & collect og ordresplitting

Utfordringen

Bedrifter med desentralisert varelager, som er et typisk oppsett for retailkjeder betyr som oftest at nettbutikkens varebeholdning er den akkumulerte varebeholdningen fra samtlige butikker. Det er en modell som fungerer utmerket når hver enkelt butikk har fokus på sitt sortiment, varebeholdning og hvor hvert enkelt salg utføres i butikk og utleveres fra samme sted.

I sitt forsøk på å nærme seg en omnichannel kjøpsopplevelse hvor de fysiske butikkene og nettbutikken skal spille sammen opplever retailkjeder at forbrukere ikke bryr seg om den konkrete butikkens sortiment eller hvor varen sendes fra, så lenge bedriften har varen og den leveres så raskt som mulig. I dette tilfellet ville det jo vært vesentlig enklere å ha ett sentralt varelager som behandlet samtlige ordre fra nettbutikken.

Så hva gjør man når man har en nettbutikk med et sortiment og lagerbeholdning som baserer seg på hvilke varer som er i bedriftens  3, 10 eller 100 butikker i tillegg til et sentrallager til enhver tid og hvor nettbutikkens suksess også er avhengig av samtlige ansatte på butikknivå?

Løsningen

Den enkleste løsningen vil være at nettbutikken “snakker” direkte med bedriftens ERP/POS-system som holder på varelagerbeholdning for alle butikkene. Nettbutikken kan da speile samtlige butikkers varelagerstatus og når en ordre fra nettbutikken registreres så overføres den til korrekt avdeling og kan behandles i avdelingens butikkdatasystem, som de ansatte allerede har god kjennskap til. Men dette er noe svært få butikkdatasystemer har funksjonalitet for og er i stor grad forbeholdt enterprise løsninger for de største aktørene.

Så, hvordan har Convert løst dette for andre mindre og mellomstore kjeder i Norge?

Convert Retail OMS

Convert har utviklet et skybasert OMS (Order Management System) som er basert på netthandelsplattformen Magento 2 og som lar hver enkelt butikk behandle sine respektive ordre på en enkel måte, i tillegg til at bedriftens sentrale nettbutikkavdeling har full kontroll på ordreflyt og status i samtlige butikker.


Funksjonalitet:

  • Et enkelt brukergrensesnitt i Magento hvor nettbutikkavdelingen har full kontroll på samtlige ordre for alle bedriftens butikker

  • Et administrasjonspanel for butikkansatte hvor de kun ser og har mulighet til å behandle/avvise ordre som delegeres til deres butikk

  • Når en ordre registreres i Magento nettbutikken så er det en algoritme som vil finne den butikken som er best egnet til å levere ordre, basert på prioritering av lagere,  produkter i ordren og butikkers varelagerbeholdning

  • Modulen delegerer automatisk ordren til den butikken som kan levere ut hele ordren eller splitte opp ordren i delordre som går til de butikkene som kan fullføre deler av ordren, og passer på at det alltid deles opp i færrest mulig delordre for å spare fraktkostnader

  • Modulen er koblet mot et lyspunkt vi installerer ved kassepunktet som blinker for å signalisere til butikkansatte at det er en ny ordre delegert til butikken (lyset blinker til ordren behandles)

  • Når en butikkansatt aksepterer ordren i butikk så kan systemet settes opp til enten å printe fraktseddelen automatiskpå printeren ved kassepunktet, eller man kan printe alle fraktsedler samlet i etterkant dersom man behandler ordre i bulk og har fordelt ansvar for plukking og pakking.

  • Når delordren tildeles en butikk kan det konfigureres hvor lenge ordren skal ligge hos butikken før den blir sendt tilbake og delegert til neste butikk som har varen, slik at en ordre ikke blir liggende hos en butikk i flere dager og forsinker prosessen med utsendelse av varene til kunden. Denne kan stilles inn på minutt-nivå og tar hensyn til butikkenes åpningstid, helger og bevegelige helligdager.

  • Butikkansatte har tilgang til et enkelt ordrevindu hvor man kan søke opp og spore ordre basert på kundens ordrenr, navn, tlf osv.

  • Kunden får en transaksjonsemail om at ordren er akseptert (på dette tidspunktet trekkes penger fra nettbutikkens betalingsleverandør for delordren) og at varen er på vei.

  • Butikkansatte sender varen til kunden.

Arbeidsprosess:

Convert Retail OMS får frem potensialet i samhandlingen mellom fysisk og digital handel ved å koble sammen dagens tradisjonelle systemer og adskilte arbeidsprosesser og samler dette i en effektiv prosess på tvers av nettbutikk, ERP og POS.

På denne måten effektiviserer Convert Retail OMS delegering av ordre og fjerner flaskehalsen ved at nettbutikkavdelingen må behandle samtlige ordre, og muliggjør samtidig Pick-up-in-store ved å gi nettbutikken kontroll på varelagerstatus i alle fysiske butikker og mulighet for reservasjon eller kjøp. Modulen lar en skalere bedriftens nettbutikkvekst mer effektivt og fordeler arbeidsmengden på flere ansatte.

Nedenfor har vi beskrevet en arbeidsprosess som også får frem en typisk utfordring og hvordan kompleksiteten i Convert Retail OMS også støtter opp under disse utfordringene.

  • En kunde fullfører et kjøp av en genser og bukse i nettbutikken og skal få varene sendt hjem.

  • Magento Retail-modulen vår ser at det kun er tre av bedriftens 12 butikker som har disse varene på lager og kun en av butikkene (A) som kan fullføre hele ordren (både genser og bukse).

  • Modulen delegerer automatisk ordren til butikk A som har begge varer på lager

  • En ansatt i butikk A logger seg på et Magento administrasjonspanel som kun viser hvilke ordre som er dedikert til butikk A.

  • Butikkmedarbeideren ser fra ordreoversikten at det har kommet en ny ordre inn som inneholder en bukse og en genser, han går ut i butikken for å sjekke om de har begge varene på lager, det viser seg at de kun har buksen og at den siste genseren akkurat er solgt dessverre.

  • Tilbake i Magento så aksepterer butikkmedarbeideren at deler av ordren er på lager og kan sendes fra deres butikk (buksa) og avviser den andre delen av ordren (genseren) som det viste seg at de ikke hadde flere igjen av.

  • Når ordren aksepteres så printes det en fraktseddel på etikettskriveren ved kassepunktet, lappen legges ved varen (buksa) og er klar for å sendes.

  • Siden butikk A ikke kunne levere ut hele ordren så delegerer løsningen automatisk restordren til butikk D som skal ha genseren på lager.

  • Etter at ordren har ligget klar for å håndteres i butikk D i 2 timer og ingen fortsatt har tatt tak i ordre så går den automatisk videre til butikk F som er den siste av bedriftens 12 butikker som skal ha genseren på lager, etter å ha ligget i nye 2 timer og ventet på at noen i butikk skal behandle ordren så har systemet prøvd alle mulige utleveringssteder og går automatisk tilbake til hovedkontoret.

  • Tilbake på hovedkontoret til bedriften så ser E-Commerce Manageren i Magento at deler av ordren er akseptert og behandlet av butikk A, men at de andre butikkene (D & F) ikke har akseptert/avvist ordren. E-Commerce Manageren tar dermed saken i egne hender, han ser raskt at butikk D både har flest igjen på lager og ligger geografisk nærmest kunden så det ville vært det beste utleveringsstedet.

  • E-Commerce Manageren ringer til butikk D, det viser seg at det har vært utrolig mye å gjøre i butikken og at den nye rutinen om å sjekke nettbutikkordre ikke er skikkelig innarbeidet ennå så de har glemt det rett og slett, E-Commerce Mng poengterer at det står en lampe som lyser ved kassepunktet hele tiden så lenge det er en ny ordre som venter på å bli behandlet og han mistenker dermed unnskyldningen for å være en liten hvit løgn, men lar det gå for denne gang. Etter å ha sjekket i butikken så viser det seg at de faktisk har genseren på lager.

  • E-Commerce Manageren er fornøyd med at butikk D har varen på lager og velger å “tvinge” ordren over til butikk D i Magento. Butikkmedarbeideren aksepterer ordren og fraktetikett printes ut, alt er klart for å shippes til kunden.

  • E-Commerce Manageren tar seg en fersk kopp kaffe og tenker at han egentlig er ganske fornøyd nå som denne ordreprosessen går såpass automatisk at han kun trenger å hjelpe til i ny og ne, i stedet for samtlige ordre hver dag, slik han gjorde det før. HAHA! Ja, det var jammen meg slitsomme greier. Nå gleder han seg bare til ledermøte som starter om 10 min hvor han skal presentere for alle hvor mye nettbutikken generer i inntekter til alle bedriftens avdelinger og så tenkte han å skryte litt ekstra av de butikksjefene som er flinke til å behandle alle ordrene de får effektivt.  

Annet

Denne løsningen ovenfor avhenger av noen faktorer:

  • Kunden har en Magento 2 nettbutikk utviklet av Convert

  • Kunden bruker et EDI-system vi har integrert med fra før av (Logistra eller Webshipr)

  • Nettbutikken må ha multilager funksjonalitet utviklet av Convert

  • Nettbutikken må være integrert med et ERP/POS system som vi får oppdatert varelagerstatus per butikknivå fra. (Eks: Front Systems, Microsoft NAV)

Ta en prat med Markus for å lære mer!

Du når han på telefon 95 74 78 70 eller markus@convert.no